Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Kehonhallinta Oy
Yhteystiedot: Birger Kaipiaisen katu 4 a 1, 00560 Helsinki
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Helsingin Kehonhallinta Oy / Jenny Karkulahti-Miettinen
Birger Kaipiaisen katu 4 a 1
00560 Helsinki
puh. 0400344862
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava
Helsingin Kehonhallinta Oy /Jenny Karkulahti-Miettinen
Birger Kaipiaisen katu 4 a 1
00560 Helsinki
2. Rekisteröidyt
Nykyiset ja entiset asiakkaat
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
- Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (lomakkeella kysytty lupa markkinointiin).
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- asiakassuhteen hoitaminen
- palveluistamme kertominen
- tuntien varaaminen
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
Asiakastiedot
- tiedot ostetuista palveluista
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen arabia@pilatesstudio.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä sekä asiakkaalta itseltään studiolla täytettävän lomakkeen kautta. Lisäksi keräämme verkkosivuillamme olevalla lomakkeella uutiskirjeen tilaajia. Ajanvarausjärjestelmä Mindbodyyn asiakas täyttää itse omat tietonsa, joita hän voi myöhemmin käydä itse muuttamassa varausjärjestelmässä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Helsingin Kehonhallinta Oy:n ulkopuolelle.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Mailchimp-uutiskirjejärjestelmä
- MindBody-ajanvarausjärjestelmä
- Digital Booker (varaaheti.fi)
8. Käsittelyn kesto
- Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa
- esim. markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
Asiakkaan täyttämä paperinen asiakastietolomake ja esikyselykaavakkeet säilytetään lukitussa paikassa.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät Helsingin Kehonhallinta Oy:n työntekijät.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, koska yllämainittujen palveluntarjoajien palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.